6 программ управления документами для повышения эффективности в офисе

Появление облачного хранилища полностью исключило нагрузку при работе с загроможденной бумажной работой. Следовательно, работодатели могут сэкономить время и в то же время улучшить рабочий процесс. Итак, если вы хотите сократить использование бумажных документов и повысить эффективность, вы находитесь в правильном месте. Эта статья предоставляет вам шесть лучших программ для управления документами на выбор.

Программное обеспечение для управления документами, также известное как Системы управления документами (DMS), - это компьютерные программы, специально разработанные для отслеживания, оптимизации и управления документами и рабочими процессами, с основными задачами снижения рабочей нагрузки и ускорения рабочих процессов.

Прочтите этот пост, чтобы получить исчерпывающий обзор некоторых из лучших доступных инструментов для управления документами.

Каковы лучшие программы для управления документами для ПК?

1

eFileCabinet

eFileCabinet, возможно, является ведущим программным обеспечением для управления документами сегодня. Он создан для облегчения хранения, поиска и обмена офисными файлами. Функция программного обеспечения, однако, выходит за рамки управления документами, поскольку она также оснащена инструментами учета и управления персоналом.

eFileCabinet поддерживает два варианта поддержки: настольная версия (совместимая с Windows 10) и мобильная версия, специально разработанная для мобильных устройств.

Это программное обеспечение для управления документами содержит функцию, известную как «просмотр в облаке», которая позволяет пользователям создавать резервные копии своих файлов в облаке непосредственно через платформу программного обеспечения. Благодаря этому пользователи могут легко просматривать и извлекать файлы с любого устройства, если оно подключено к Интернету.

Кроме того, eFileCabinet отвечает всем необходимым отраслевым требованиям, включая SEC, HIPAA, FINRA и другие стандартные требования.

Кроме того, программное обеспечение прекрасно работает с SecureDrawer, уникальной функцией обмена, которая служит сквозной платформой для обмена файлами между вами и вашими клиентами. Она может легко интегрироваться с различными сторонними программами, такими как MS Outlook, безопасная электронная подпись, сканеры, принтеры и многое другое.

Lastl, . Программное обеспечение для управления документами eFileCabinet предлагает как онлайн, так и локальные услуги. Программное обеспечение предлагает две недели бесплатную пробную версию для новых пользователей, после чего они могут подписаться на платный план по стартовой цене 15 долларов.

Скачать eFileCabinet

2

OpenKM

OpenKM, без сомнения, является одним из самых популярных программ для управления документами на рынке. Это универсальное программное обеспечение управления корпоративного уровня, предназначенное для выполнения офисных задач - от управления документами до автоматизации рабочих процессов и административных функций.

Инструмент специально разработан для компьютеров Windows. Однако к нему также можно получить доступ через множество других настольных операционных систем, таких как Linux.

В основном, программное обеспечение для управления документами содержит динамический набор модулей, которые выполняют все операции по управлению программным обеспечением. Некоторые из этих модулей включают в себя: электронное выставление счетов, электронную подпись, криптографию (для шифрования и дешифрования файлов), штрих-код, почтовый архиватор и многое другое.

Кроме того, гибкая конструкция программного обеспечения позволяет беспрепятственно интегрироваться с соответствующими офисными инструментами, такими как AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office и другими. Он также имеет подключаемую систему аутентификации, которая может быть подключена к внешним базам данных или серверам, таким как SQL, Oracle, MySQL и немногим другим.

В свете вышеизложенного пользователям предоставляется возможность оптимизировать весь рабочий процесс для повышения эффективности. Следовательно, это программное обеспечение для управления документами воспринимается многими как программное обеспечение для управления проектами, чем обычный менеджер документов.

OpenKM предлагает два основных плана для новых пользователей: OpenKM Community и OpenKM Professional . Первый доступен бесплатно (с ограниченными функциями), а второй, с более мощными функциями, является платным планом и предлагается по расценкам (по индивидуальным ценам).

Чтобы получить больше информации о системе программного обеспечения и требованиях к загрузке, войдите на сайт загрузки OpenKM.

Скачать OpenKM

3

Templafy

Templafy, пожалуй, является одним из лучших программ для управления документами на рынке сегодня. Это универсальный инструмент, предназначенный для эффективного хранения, извлечения и обмена офисными документами. Это облачная платформа, которая поддерживает все виды компьютерных систем и мобильных устройств.

Для удобства также предусмотрены версии для настольных компьютеров (включая Windows) и смартфонов (мобильные приложения).

По сути, Templafy облегчает хранение файлов и совместную работу в команде, устраняя обычный, несвязанный процесс работы на разных платформах.

Программное обеспечение для управления документами оптимизирует все необходимые инструменты на рабочем месте, особенно инструменты для создания документов, такие как MS Office, на единой платформе, обеспечивая тем самым унифицированный рабочий процесс.

Кроме того, в Templafy имеется достаточно навигационный интерфейс, что делает его идеальным для работы в нетехнологичной среде, поскольку каждый член команды может предоставлять обратную связь, обмениваться файлами и создавать документы с невообразимой легкостью.

Все они передаются по одному каналу, и администратор (работодатель) контролирует его, чтобы обеспечить выполнение всех требований и стандартов качества.

Наконец, как и большинство долговечных утилит, Templafy не из дешевых. Фактически, это одно из самых дорогих программных средств для управления документами на рынке. Он доступен по фиксированной цене подписки 355 долларов в месяц. Тем не менее, есть бесплатная пробная версия до полной подписки. Посетите их официальный сайт, чтобы получить больше информации.

Скачать Templafy

4

SutiDMS

SutiDMS, продукт SutiSoft, является одним из наиболее комплексных программ управления документами на рынке. Он оснащен множеством инструментов для управления и организации документов, обмена файлами, ведения записей и улучшения совместной работы команды.

Это онлайновое веб-программное обеспечение, которое поддерживается всеми устройствами на настольных и мобильных устройствах.

Кроме того, SutiDMS имеет набор многофункциональных инструментов, которые включают в себя изменяемую панель инструментов, библиотеку документов, захват документов OCR, множественные интеграции (с MS Outlook, Gmail и Yahoo Mail), объединение файлов, архивирование и хранение документов, электронную подпись и форумы. среди других.

Программное обеспечение в основном служит основным хранилищем, где вы можете хранить все свои документы, а его веб-функциональность обеспечивает доступ к документам и их извлечение в любое время.

Тем не менее, это программное обеспечение для управления документами предлагает корпоративные цены, которые доступны по расценкам.

Есть два нижних плана: Премиум-план и Профессиональный план . Профессиональный план рассчитан максимум на 10 пользователей и доступен по цене 18 долларов США за пользователя (в месяц). Премиум-план, с другой стороны, предназначен для организации среднего масштаба, в которой работает менее 500 человек, и доступен по ставке 20 долларов США на пользователя (в месяц).

Скачать SutiDMS

5

FileHold

FileHold - это полностью интегрированное решение для управления документами, которое включает в себя различные наборы функций, чтобы предоставить пользователям централизованное хранилище и упрощенный рабочий процесс. Программное обеспечение является одним из немногих программ управления документами, которые специально предназначены для ПК с Windows 10 и других версий Windows (7/8 / 8.1). Тем не менее, к нему также можно получить доступ через веб-браузеры на компьютерах Linux и Mac.

Функции программного обеспечения подразделяются на «стандартные», «необязательные», «пользовательские» и «сканирование и обработка документов». Некоторые из этих функций включают захват метаданных (тегирование документов), календарь, электронные формы, электронную подпись, OCR (на стороне сервера), автозаполнение, захват SmartSoft и многое другое.

Кроме того, FileHold предоставляет возможность интеграции с набором сторонних программ, таких как MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint и другие. Все это облегчает хранение, поиск и совместное использование файлов, а также координацию рабочих процессов.

Наконец, FileHold предлагает два основных тарифных плана; FileHold Express и FileHold Enterprise. План Express предназначен для малых предприятий с численностью персонала менее 20 человек, а план Enterprise идеально подходит для крупных организаций или групп, в которых более 20 участников.

Однако тарифы подписки на оба плана доступны только по расценкам. Вы можете отправить электронное письмо в отдел продаж FileHold, чтобы получить расценки для вашего бизнеса.

Скачать FileHold

6

M-Files

M-Files является одним из лучших программ для управления документами, доступных сегодня. Это наиболее важно для его функции «анализа дублирования», которая предназначена для защиты пользователей от дублирования документов. Это облачная DMS; следовательно, он поддерживается как на настольных компьютерах, так и на мобильных платформах.

Существуют также версии для настольных компьютеров (для Windows 10 / 8.1 / 8/7), а также мобильные приложения для выбранных мобильных устройств.

Кроме того, это программное обеспечение для управления документами для Windows 10 содержит организованное хранилище, где документы правильно организованы и сохранены. Он анализирует поиск документов, сопоставляя имена файлов с другими связанными показателями, такими как даты и проекты. Таким образом, программное обеспечение может легко устранить дубликаты.

Кроме того, его унифицированная платформа способствует повышению эффективности рабочего места за счет улучшения распределения задач (от работодателя к сотрудникам), а также выполнения и доставки задач (от сотрудников к работодателю). Конечный результат - повышение производительности.

Более того, M-Files - это гибкая DMS, которую можно легко интегрировать с такими инструментами, как MS Office, и множеством инструментов CRM, таких как Salesforce. Это делает его идеальным для практически всех видов бизнеса. Также предлагается три основных варианта развертывания: локальное, облачное и гибридное (комбинированное).

M-Files предлагает новую месячную бесплатную пробную версию для новых пользователей, после чего они могут легко перейти на корпоративный план, который предлагается по расценкам.

Скачать M-Files

Заключение

Сегодня во всем мире сокращается использование бумажных документов, причем многие организации, школы и правительственные учреждения предпочитают удобство безбумажного хранения громоздкости бумажных файлов и папок.

Следовательно, существует постоянная потребность в стандартном и надежном программном обеспечении для управления документами. Что касается этого требования, мы собрали некоторые из лучших на рынке программного обеспечения для управления документами, чтобы облегчить вам принятие решения о том, какую DMS использовать для вашего бизнеса.

Рекомендуем

Полное исправление: ошибка 0x80010108 в Windows 10
2019
Жесткий диск не отображается в Windows 10, 8.1, 8 [Fix]
2019
Установить связь Bluetooth между приложением Arduino & Windows 8.1, 10 [Как сделать]
2019